Raccogliere le foto agli eventi aziendali: una guida pratica

Gli eventi aziendali producono un sacco di foto e quasi nessuna arriva a chi ne ha bisogno. L'offsite finisce, tutti hanno quaranta scatti sul telefono, e il marketing riceve tre foto dal fotografo ufficiale una settimana dopo. Nel frattempo qualcuno pubblica su LinkedIn il CEO a metà di uno starnuto.

Raccogliere le foto dei partecipanti a un evento aziendale è un lavoro diverso da un matrimonio. C'è il consenso a cui pensare, uno schermo in sala che non deve mostrare niente di imbarazzante, un brand da mantenere coerente e un team marketing che aspetta i file. Ecco come gestirlo perché tutte e quattro le cose funzionino.

In breve

• Avvisa i partecipanti in anticipo che verranno scattate e condivise foto, dai loro un modo per sottrarsi e tieni la galleria privata di default.
• Se le foto vanno su uno schermo durante l'evento, attiva l'approvazione prima della pubblicazione, così una persona approva ogni foto prima.
• Personalizza con il brand la pagina di caricamento e il cartello con il QR code, e concorda con il marketing prima dell'evento cosa vuole e in che formato.

Prima dell'evento: il consenso, in parole semplici

Non è una consulenza legale, ma le basi pratiche secondo il GDPR sono semplici, e la maggior parte delle aziende le applica già per il fotografo ufficiale. Estendile alle foto dei partecipanti:

• Dillo nell'invito e all'ingresso. Una riga nella conferma di iscrizione e un cartello al check-in: durante l'evento verranno scattate foto e video che potranno essere condivisi internamente o usati nella comunicazione aziendale.
• Offri un opt-out che funzioni davvero. Di solito si usa un laccetto colorato o un adesivo per chi non vuole essere fotografato. Avvisa fotografo e presentatore.
• Decidi chi può vedere la galleria. Per gli eventi interni, tienila privata e condividi il link solo con i partecipanti. Per le conferenze pubbliche, decidi se la galleria è pubblica prima che vada online, non dopo.
• Decidi quanto resta online e di chi sono i file. Mettilo per iscritto. Se i partecipanti chiedono "dove finisce tutto questo?", chi organizza deve avere una risposta.
• Rimanda all'informativa privacy che avete già. Il vostro ufficio legale ne ha quasi certamente una che copre le foto agli eventi: mettete il link invece di scriverne una nuova.

Se l'evento è in un paese con regole più severe, o tra i partecipanti ci sono minori o stampa, chiedi a un legale. Per un normale offsite o una conferenza con i clienti, la lista qui sopra è quello che fa la maggior parte degli organizzatori.

Impostare la galleria

Per i partecipanti, un solo passaggio. Un QR code al check-in, sugli schermi accanto al palco tra una sessione e l'altra e su ogni tavolo a cena; la scansione apre una pagina di caricamento nel browser del telefono, niente da installare e nessun account. A una conferenza la gente è sul Wi-Fi di qualcun altro con poca batteria: meno tocchi, meglio è.

Alcune impostazioni contano di più per gli eventi aziendali che per le feste:

• Galleria privata. I partecipanti possono aggiungere foto e vedere la galleria, ma non è indicizzata né aperta a tutti.
• Protezione con password se il link rischia di uscire dalla lista dei partecipanti.
• Album per eventi su più giorni o con più sessioni parallele: Giorno 1, Giorno 2, Workshop A, Cena. I partecipanti scelgono l'album mentre caricano, e il marketing trova le foto del keynote senza scorrere quelle del bar.
• Colore e logo personalizzati sulla pagina di caricamento, così sembra il vostro evento e non uno strumento esterno.

Nella pagina sugli eventi aziendali vedi come si imposta su Dropola; i principi valgono con qualsiasi strumento.

Durante l'evento: moderare prima che finisca su uno schermo

Una parete di foto live sullo schermo del palco o nella hall è la cosa che porta più caricamenti in assoluto. Ed è anche il rischio più grande, perché i partecipanti caricheranno il selfie mosso, la foto dello schermo di un portatile e lo scatto del collega che si è tolto l'adesivo per un minuto.

La soluzione è semplice: prima si controlla. Ogni caricamento resta in coda finché una persona non lo approva, poi compare sulla parete. Affida il compito a una persona (un'assistente, uno stagista, qualcuno del team eventi) con la galleria aperta su portatile o telefono. Approvare una foto richiede un secondo; la coda raramente supera una manciata di foto.

Regole pratiche per chi modera:

• Scarta tutto ciò in cui si vede uno schermo, una lavagna o un documento.
• Scarta tutto ciò in cui il soggetto principale chiaramente non sta posando e potrebbe non volerci essere.
• Scarta i doppioni e le foto quasi uguali. La parete è più bella con varietà.
• Nel dubbio, lasciala in coda e chiedi dopo. Aspettare non fa perdere niente.

Anche senza schermo, per eventi più grandi o esterni vale la pena moderare prima che la galleria sia visibile ai partecipanti. Per una piccola giornata interna del team, di solito basta pubblicare subito con la possibilità di nascondere ciò che serve.

Far arrivare i caricamenti

La meccanica è la stessa di ogni evento: metti il codice dove la gente sta ferma e fallo annunciare una volta dal palco. Qualche dettaglio da eventi aziendali:

• Annuncialo nella sessione di apertura e mostra il QR code sullo schermo per dieci secondi. È lì che la sala presta attenzione.
• Trasformalo in un piccolo gioco. "La foto migliore della giornata vince il premio a cena" non costa nulla e funziona.
• Alla festa lascia lavorare il photo booth. Un photo booth su un tablet vicino al bar porta più caricamenti da un pubblico aziendale che chiedere alla gente di scavare nel rullino.
• Manda il link la mattina dopo. Le foto spontanee migliori della cena vengono caricate dal treno verso casa.

Abbiamo scritto cinque modi per convincere gli ospiti a condividere davvero pensando alle feste private; valgono tutti e cinque anche qui.

Dopo l'evento: portare i file al marketing

È qui che di solito la raccolta di foto aziendali fallisce, quindi va concordato prima:

1. Chiedi al marketing cosa vuole prima dell'evento. Di solito: originali in piena risoluzione, ordinati per sessione o giorno, con le foto solo interne separate da quelle approvate per l'uso esterno.
2. Usa gli album per ordinare. Se i partecipanti hanno caricato in Giorno 1 / Giorno 2 / Cena, il marketing riceve una struttura invece di un mucchio.
3. Scarica tutto in ZIP quando il periodo di caricamento è chiuso e mettilo dove l'azienda tiene i materiali. Originali, non copie compresse: una foto che sembrava perfetta sullo schermo del telefono verrà scartata per un case study o una stampa.
4. Conserva la prova del consenso insieme ai file. Una nota come "i partecipanti sono stati informati all'iscrizione e al check-in; sono stati offerti laccetti di opt-out" ti evita una discussione sei mesi dopo, quando qualcuno vorrà usare una foto sul sito.
5. Chiudi la galleria quando avevi detto. Se l'invito diceva che le foto sarebbero state disponibili per tre mesi, chiudila dopo tre mesi.

Una breve checklist

• Avviso sulle foto nell'invito e su un cartello al check-in
• Laccetto o adesivo di opt-out; fotografo e presentatore avvisati
• Galleria privata, password se serve
• Album creati per giorno o sessione
• Pagina di caricamento con logo e colore
• Moderazione prima della pubblicazione attiva, persona incaricata per lo schermo
• QR code al check-in, sullo schermo del palco e sui tavoli
• Richieste del marketing confermate: formato, ordinamento, cosa è approvato per l'esterno
• Link inviato la mattina dopo
• ZIP scaricato e salvato con la nota sul consenso; galleria chiusa nei tempi

Per concludere

Le foto dei partecipanti sono il ricordo più sincero di un evento aziendale, e l'unico che non costa nulla raccogliere. Di' alla gente cosa stai facendo, metti una persona tra il pulsante di caricamento e il grande schermo, e consegna al marketing gli originali in una struttura che possa usare. Crea la galleria dell'evento aziendale una settimana prima e controlla nel centro assistenza le impostazioni di moderazione e album.