Zbieranie zdjęć na eventach firmowych: praktyczny poradnik

Eventy firmowe dają mnóstwo zdjęć, a prawie żadne nie trafia do ludzi, którzy ich potrzebują. Wyjazd integracyjny się kończy, każdy ma w telefonie czterdzieści ujęć, a marketing tydzień później dostaje trzy od oficjalnego fotografa. Tymczasem ktoś wrzuca na LinkedIna prezesa w trakcie kichnięcia.

Zbieranie zdjęć od uczestników eventu firmowego to inne zadanie niż na weselu. Trzeba pomyśleć o zgodach, o ekranie na sali, na którym nie powinno pojawić się nic krępującego, o spójności z marką i o zespole marketingu, który czeka na pliki. Oto jak to poprowadzić, żeby wszystkie cztery rzeczy zadziałały.

Najważniejsze w skrócie

• Uprzedź uczestników, że mogą być robione i udostępniane zdjęcia, daj im możliwość rezygnacji i domyślnie trzymaj galerię jako prywatną.
• Jeśli zdjęcia trafiają w trakcie wydarzenia na ekran, włącz sprawdzanie przed publikacją, żeby człowiek najpierw zatwierdzał każde z nich.
• Ostyluj stronę przesyłania i tabliczkę z kodem QR w barwach marki i przed wydarzeniem ustal z marketingiem, czego potrzebuje i w jakim formacie.

Przed wydarzeniem: zgody, po ludzku

To nie jest porada prawna, ale praktyczne podstawy wynikające z RODO są proste i większość firm stosuje je już wobec oficjalnego fotografa. Rozciągnij je na zdjęcia od uczestników:

• Napisz o tym w zaproszeniu i powiedz przy wejściu. Jedno zdanie w potwierdzeniu rejestracji i tabliczka przy rejestracji na miejscu: na tym wydarzeniu będą robione zdjęcia i filmy, które mogą być udostępniane wewnętrznie lub wykorzystane w komunikacji firmy.
• Zaproponuj rezygnację, która naprawdę działa. Typowe rozwiązanie to smycz lub naklejka w innym kolorze dla osób, które nie chcą być fotografowane. Poinformuj o tym fotografa i prowadzącego.
• Zdecyduj, kto może oglądać galerię. Przy wydarzeniach wewnętrznych trzymaj ją jako prywatną i udostępniaj link tylko uczestnikom. Przy konferencjach publicznych zdecyduj, czy galeria jest publiczna, zanim zostanie uruchomiona, a nie po fakcie.
• Zdecyduj, jak długo galeria będzie dostępna i kto jest właścicielem plików. Zapisz to. Gdy uczestnicy zapytają „gdzie to trafia?”, organizator powinien znać odpowiedź.
• Odeślij do istniejącej klauzuli informacyjnej. Twój dział prawny niemal na pewno ma taką, która obejmuje fotografowanie wydarzeń; podlinkuj ją zamiast pisać coś nowego.

Jeśli wydarzenie odbywa się w kraju z bardziej rygorystycznymi przepisami albo wśród uczestników są osoby niepełnoletnie lub media, zapytaj prawnika. Przy zwykłym wyjeździe integracyjnym czy konferencji dla klientów powyższa lista to to, co robi większość organizatorów.

Konfiguracja galerii

Po stronie uczestników ogranicz wszystko do jednego kroku. Kod QR na stanowisku rejestracji, na ekranach przy scenie między sesjami i na każdym stole podczas kolacji; zeskanowanie otwiera stronę przesyłania w przeglądarce telefonu, bez instalowania czegokolwiek i bez konta. Uczestnicy konferencji siedzą na cudzym Wi-Fi z prawie rozładowaną baterią — im mniej dotknięć, tym lepiej.

Kilka ustawień, które przy eventach firmowych mają większe znaczenie niż przy imprezach:

• Galeria prywatna. Uczestnicy mogą dodawać zdjęcia i oglądać galerię, ale nie jest ona indeksowana ani otwarta dla całego świata.
• Ochrona hasłem, jeśli link może wyciec poza listę uczestników.
• Albumy przy wydarzeniach kilkudniowych lub wielościeżkowych: Dzień 1, Dzień 2, Warsztat A, Kolacja. Uczestnicy wybierają album przy przesyłaniu, a marketing znajduje zdjęcia z wystąpienia głównego bez przewijania zdjęć z baru.
• Własny kolor i logo na stronie przesyłania, żeby wyglądała jak Twoje wydarzenie, a nie narzędzie zewnętrzne.

Zobacz stronę o eventach firmowych, jak to wygląda w Dropola; te same zasady działają w każdym narzędziu.

W trakcie wydarzenia: moderuj, zanim cokolwiek trafi na ekran

Ściana zdjęć na żywo na ekranie przy scenie lub w holu to najskuteczniejszy sposób na zwiększenie liczby przesłanych zdjęć. To też największe ryzyko, bo uczestnicy wrzucą rozmazane selfie, zdjęcie czyjegoś ekranu laptopa i ujęcie współpracownika, który na minutę zdjął naklejkę „bez zdjęć”.

Rozwiązanie jest proste: najpierw sprawdzanie. Każdy plik czeka w kolejce, aż człowiek go zatwierdzi, i dopiero wtedy pojawia się na ścianie. Wyznacz jedną osobę (asystenta, stażystę, kogoś z zespołu eventowego) z galerią otwartą na laptopie lub telefonie. Zatwierdzenie zdjęcia zajmuje sekundę; kolejka rzadko rośnie powyżej kilku pozycji naraz.

Praktyczne zasady dla moderatora:

• Pomijaj wszystko z widocznym ekranem, tablicą lub dokumentem.
• Pomijaj wszystko, gdzie główna osoba wyraźnie nie pozuje i może nie chcieć być na zdjęciu.
• Pomijaj duplikaty i prawie duplikaty. Ściana wygląda lepiej, gdy jest różnorodna.
• W razie wątpliwości zostaw zdjęcie w kolejce i zapytaj później. Czekanie niczego nie odbiera.

Nawet jeśli nie wyświetlasz zdjęć na ekranie, przy większych lub zewnętrznych wydarzeniach warto moderować, zanim galeria stanie się widoczna dla uczestników. Przy małym wewnętrznym dniu zespołu zwykle wystarczy publikowanie od razu z możliwością ukrycia czegokolwiek.

Jak sprawić, żeby zdjęcia spływały

Mechanika jest taka sama jak przy każdym wydarzeniu: umieść kod tam, gdzie ludzie przebywają dłużej w jednym miejscu, i niech prowadzący raz powie o nim ze sceny. Kilka firmowych szczegółów:

• Ogłoś to na sesji otwierającej i pokaż kod QR na ekranie przez dziesięć sekund. Wtedy sala naprawdę słucha.
• Zrób z tego małą grę. „Najlepsze zdjęcie dnia wygrywa nagrodę przy kolacji” nic nie kosztuje i działa.
• Niech na imprezie pracuje fotobudka. Fotobudka na tablecie przy barze daje w firmowym gronie więcej zdjęć niż proszenie ludzi o przekopywanie galerii w telefonach.
• Wyślij link następnego ranka. Dobre spontaniczne ujęcia z kolacji trafiają do galerii z pociągu w drodze do domu.

Opisaliśmy pięć sposobów, żeby goście naprawdę dzielili się zdjęciami na wydarzeniach towarzyskich; wszystkie pięć działają też tutaj.

Po wydarzeniu: jak przekazać pliki marketingowi

Tu zbieranie zdjęć z eventów firmowych zwykle zawodzi, więc ustal to z góry:

1. Zapytaj marketing przed wydarzeniem, czego potrzebuje. Zwykle: oryginały w pełnej rozdzielczości, posortowane według sesji lub dnia, z ujęciami tylko do użytku wewnętrznego oddzielonymi od tych dopuszczonych do użytku zewnętrznego.
2. Sortuj za pomocą albumów. Jeśli uczestnicy przesyłali do albumów Dzień 1 / Dzień 2 / Kolacja, marketing dostaje strukturę zamiast sterty.
3. Pobierz wszystko jako ZIP, gdy okno przesyłania się zamknie, i umieść tam, gdzie firma trzyma materiały. Oryginały, nie skompresowane kopie — zdjęcie, które dobrze wyglądało na ekranie telefonu, zostanie odrzucone do case study czy materiału drukowanego.
4. Przechowuj informację o zgodach razem z plikami. Notatka „uczestnicy zostali poinformowani przy rejestracji i na miejscu; zaoferowano smycze rezygnacji” oszczędza rozmowę pół roku później, gdy ktoś zechce użyć zdjęcia na stronie.
5. Zamknij galerię wtedy, kiedy zapowiedziano. Jeśli w zaproszeniu było, że zdjęcia będą dostępne przez trzy miesiące, zamknij ją po trzech miesiącach.

Krótka lista kontrolna

• Informacja o zdjęciach w zaproszeniu i na tabliczce przy rejestracji
• Smycz lub naklejka „bez zdjęć”; fotograf i prowadzący poinformowani
• Galeria ustawiona jako prywatna, w razie potrzeby z hasłem
• Albumy utworzone dla każdego dnia lub ścieżki
• Strona przesyłania z logo i kolorem marki
• Włączone sprawdzanie przed publikacją, moderator wyznaczony do ekranu
• Kod QR na stanowisku rejestracji, ekranie przy scenie i stołach
• Potwierdzone wymagania marketingu: format, sortowanie, co jest dopuszczone do użytku zewnętrznego
• Link przypominający wysłany następnego ranka
• ZIP pobrany i zapisany razem z informacją o zgodach; galeria zamknięta zgodnie z planem

Podsumowanie

Zdjęcia od uczestników to najszczerszy zapis eventu firmowego i jedyny, którego zebranie nic nie kosztuje. Powiedz ludziom, co robisz, postaw człowieka między przyciskiem przesyłania a dużym ekranem i przekaż marketingowi oryginały w strukturze, z której da się skorzystać. Utwórz galerię eventu firmowego tydzień wcześniej i zajrzyj do centrum pomocy, gdzie opisaliśmy ustawienia moderacji i albumów.