Fotos auf Firmenevents sammeln: ein praktischer Leitfaden

Firmenevents produzieren jede Menge Fotos, und fast keines erreicht die Leute, die es brauchen. Das Offsite ist vorbei, alle haben vierzig Bilder auf dem Handy, und das Marketing bekommt eine Woche später drei vom offiziellen Fotografen. Währenddessen postet jemand den CEO mitten im Niesen auf LinkedIn.

Fotos der Teilnehmenden auf einem Firmenevent zu sammeln ist eine andere Aufgabe als bei einer Hochzeit. Es geht um Einwilligungen, um einen Bildschirm im Raum, auf dem nichts Peinliches erscheinen soll, um eine einheitliche Marke und um ein Marketingteam, das auf Dateien wartet. So bekommst du alle vier Punkte hin.

Das Wichtigste in Kürze

• Sag den Teilnehmenden vorab, dass fotografiert und geteilt wird, gib ihnen eine Möglichkeit zum Widerspruch und halte die Galerie standardmäßig privat.
• Wenn Fotos während des Events auf einem Bildschirm laufen, schalte die Freigabe vor Veröffentlichung ein, damit ein Mensch jedes Bild vorher prüft.
• Brande Upload-Seite und QR-Schild und kläre vor dem Event mit dem Marketing, was es braucht und in welchem Format.

Vor dem Event: Einwilligung, klar und einfach

Das ist keine Rechtsberatung, aber die praktischen Grundlagen nach DSGVO sind überschaubar, und die meisten Unternehmen setzen sie für den offiziellen Fotografen ohnehin schon um. Weite sie auf die Fotos der Teilnehmenden aus:

• Sag es in der Einladung und am Eingang. Eine Zeile in der Anmeldebestätigung und ein Schild am Check-in: Auf dieser Veranstaltung werden Fotos und Videos gemacht, die intern geteilt oder in der Unternehmenskommunikation verwendet werden können.
• Biete einen Widerspruch an, der wirklich funktioniert. Üblich ist ein farbiges Umhängeband oder ein Aufkleber für alle, die nicht fotografiert werden möchten. Brief Fotograf und Moderation dazu.
• Leg fest, wer die Galerie sehen darf. Bei internen Events halte sie privat und teil den Link nur mit den Teilnehmenden. Bei öffentlichen Konferenzen entscheide vor dem Start, ob die Galerie öffentlich ist, nicht danach.
• Leg fest, wie lange sie online bleibt und wem die Dateien gehören. Schreib es auf. Wenn Teilnehmende fragen „Wo landet das?", sollte die Organisation eine Antwort haben.
• Verweis auf eure bestehende Datenschutzerklärung. Eure Rechtsabteilung hat fast sicher eine, die Eventfotografie abdeckt. Verlink sie, statt etwas Neues zu schreiben.

Findet dein Event in einem Land mit strengeren Regeln statt oder sind Minderjährige oder Presse dabei, frag die Rechtsabteilung. Für ein normales Offsite oder eine Kundenkonferenz ist die Liste oben das, was die meisten Veranstalter machen.

Die Galerie einrichten

Halte es für die Teilnehmenden bei einem Schritt. Ein QR-Code am Check-in, auf den Bildschirmen neben der Bühne zwischen den Sessions und auf jedem Tisch beim Abendessen; der Scan öffnet eine Upload-Seite im Handy-Browser, ohne Installation und ohne Konto. Auf einer Konferenz hängen die Leute in fremdem WLAN und haben wenig Akku, je weniger Fingertipps, desto besser.

Ein paar Einstellungen sind bei Firmenevents wichtiger als bei Partys:

• Private Galerie. Teilnehmende können Fotos hinzufügen und die Galerie sehen, aber sie ist nicht indexiert und nicht für alle offen.
• Passwortschutz, falls der Link über die Teilnehmerliste hinaus wandern könnte.
• Alben für mehrtägige Events oder parallele Tracks: Tag 1, Tag 2, Workshop A, Dinner. Teilnehmende wählen beim Hochladen das Album, und das Marketing findet die Keynote-Fotos, ohne an der Bar vorbeizuscrollen.
• Eigene Farbe und eigenes Logo auf der Upload-Seite, damit sie nach eurem Event aussieht und nicht nach einem fremden Tool.

Auf der Seite für Firmenevents siehst du, wie das bei Dropola eingerichtet wird; die Prinzipien gelten mit jedem Tool.

Während des Events: erst prüfen, dann auf den Bildschirm

Eine Live-Fotowand auf dem Bühnenbildschirm oder in der Lobby bringt mehr Uploads als alles andere. Sie ist aber auch das größte Risiko, denn Teilnehmende laden das verwackelte Selfie hoch, das Foto von einem Laptopbildschirm und das Bild des Kollegen, der den Widerspruchs-Aufkleber kurz abgenommen hat.

Die Lösung ist einfach: erst prüfen. Jeder Upload wartet in einer Warteschlange, bis ihn ein Mensch freigibt, dann erscheint er an der Wand. Gib einer Person (Assistenz, Werkstudierende, jemand aus dem Eventteam) die Galerie auf Laptop oder Handy. Ein Foto freizugeben dauert eine Sekunde; die Schlange wächst selten über eine Handvoll hinaus.

Faustregeln für die Moderation:

• Lass alles weg, auf dem ein Bildschirm, Whiteboard oder Dokument zu sehen ist.
• Lass alles weg, auf dem die Hauptperson eindeutig nicht posiert und vielleicht nicht darauf sein möchte.
• Lass Dubletten und Fast-Dubletten weg. Die Wand sieht mit Abwechslung besser aus.
• Im Zweifel bleibt es in der Warteschlange, und du fragst später nach. Durchs Warten geht nichts verloren.

Auch ohne Bildschirm lohnt sich bei größeren oder externen Events eine Prüfung, bevor die Galerie für Teilnehmende sichtbar ist. Bei einem kleinen internen Teamtag reicht meist: direkt veröffentlichen und bei Bedarf ausblenden.

Damit wirklich hochgeladen wird

Die Mechanik ist wie bei jedem Event: Code dorthin, wo die Leute stillstehen, und einmal von der Bühne ansagen. Ein paar Besonderheiten bei Firmenevents:

• Kündige es in der Eröffnung an und zeig den QR-Code zehn Sekunden auf dem Bildschirm. Dann hört der Raum zu.
• Mach ein kleines Spiel daraus. „Das beste Foto des Tages gewinnt beim Abendessen einen Preis" kostet nichts und funktioniert.
• Lass auf der Party die Fotobox arbeiten. Eine Fotobox auf einem Tablet an der Bar bringt bei einem Firmenpublikum mehr Uploads, als die Leute zu bitten, durch ihre Galerie zu scrollen.
• Schick den Link am nächsten Morgen. Die guten spontanen Bilder vom Abendessen werden im Zug nach Hause hochgeladen.

Wir haben fünf Wege aufgeschrieben, damit Gäste wirklich teilen, gedacht für private Feiern; alle fünf gelten auch hier.

Nach dem Event: die Dateien ans Marketing

Hier scheitert das Sammeln auf Firmenevents meistens, also klär es vorher:

1. Frag das Marketing vor dem Event, was es braucht. Meist: Originale in voller Auflösung, sortiert nach Session oder Tag, und die nur internen Bilder getrennt von allem, was extern verwendet werden darf.
2. Nutz Alben zum Sortieren. Wenn Teilnehmende in Tag 1 / Tag 2 / Dinner hochgeladen haben, bekommt das Marketing eine Struktur statt eines Haufens.
3. Lad alles als ZIP herunter, sobald das Upload-Fenster geschlossen ist, und leg es dort ab, wo das Unternehmen seine Assets aufbewahrt. Originale, keine komprimierten Kopien: Ein Foto, das auf dem Handy gut aussah, wird für eine Fallstudie oder einen Druck abgelehnt.
4. Bewahr den Nachweis der Einwilligung bei den Dateien auf. Eine Notiz wie „Teilnehmende wurden bei Anmeldung und Check-in informiert; Widerspruchsbänder wurden angeboten" erspart sechs Monate später eine Diskussion, wenn jemand ein Foto auf der Website nutzen will.
5. Nimm die Galerie offline, wann du es angekündigt hast. Stand in der Einladung, dass die Fotos drei Monate verfügbar sind, schließ sie nach drei Monaten.

Kurze Checkliste

• Fotohinweis in der Einladung und auf einem Schild am Check-in
• Widerspruchsband oder Aufkleber; Fotograf und Moderation gebrieft
• Galerie auf privat, bei Bedarf mit Passwort
• Alben pro Tag oder Track angelegt
• Upload-Seite mit Logo und Farbe gebrandet
• Freigabe vor Veröffentlichung an, Moderation für den Bildschirm eingeteilt
• QR-Code am Check-in, auf dem Bühnenbildschirm und auf den Tischen
• Anforderungen des Marketings geklärt: Format, Sortierung, was extern freigegeben ist
• Link am Morgen danach verschickt
• ZIP heruntergeladen, mit Einwilligungsnotiz abgelegt; Galerie planmäßig geschlossen

Zum Schluss

Fotos der Teilnehmenden sind die ehrlichste Erinnerung an ein Firmenevent und die einzige, die nichts kostet. Sag den Leuten, was du vorhast, setz einen Menschen zwischen Upload-Button und großen Bildschirm, und gib dem Marketing Originale in einer Struktur, mit der es arbeiten kann. Richte deine Galerie fürs Firmenevent eine Woche vorher ein und schau im Hilfe-Center nach den Einstellungen für Moderation und Alben.