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Anleitungen für Gastgeber und Gäste, Antworten auf häufige Fragen und ein direkter Draht zu unserem Support-Team, wenn du einen Menschen brauchst.
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Beginne mit den Grundlagen.
Erste Schritte
Dropola verwandelt jede Feier in eine gemeinsame Foto- und Videogalerie. Du erstellst ein Event, wir geben dir einen QR-Code, und jeder, der ihn scannt, kann seine Erinnerungen hinzufügen — ohne App, ohne Einrichtung. Hier ist der ganze Weg, von der Registrierung bis zur Live-Galerie.
- Registriere dich kostenlos mit deiner E-Mail und bestätige dann deine Adresse über die Bestätigungs-E-Mail, die wir senden — das schaltet dein Dashboard frei.
- Tippe in deinem Dashboard auf „Event erstellen“ und gib einen Event-Namen und ein Datum ein (eine Beschreibung ist optional). Dein einzigartiger Beitritts-Code und QR-Code werden erzeugt, sobald du speicherst.
- Tippe auf deiner Event-Karte auf das Stift-Symbol („Event bearbeiten“), um es nach deinem Wunsch einzurichten — schalte Gästebuch und RSVP ein, wähle eine öffentliche oder private Galerie und füge in einem kostenpflichtigen Tarif ein Coverbild oder eine Farbe hinzu.
- Tippe auf das QR-Symbol, um „QR herunterladen“ oder „QR drucken“ zu wählen, und teile ihn dann, wie du magst — als Tischkarte, auf einem Bildschirm oder in einem Gruppenchat. Sobald ein Gast ihn scannt, landen seine Uploads in deiner Galerie.
Dropola-Tipp — Der QR-Code und Link deines Events ändern sich nie, du kannst sie also schon lange vor dem großen Tag drucken und verteilen. Scanne ihn zuerst mit deinem eigenen Handy, um genau zu sehen, was deine Gäste sehen werden.
Für Gäste
Wenn dir jemand einen Dropola-QR-Code oder -Link geteilt hat, bist du ein Gast — und es gibt wirklich nichts zu installieren oder zu registrieren. Alles passiert direkt im Browser deines Handys.
- Richte deine Handykamera auf den Event-QR-Code und tippe auf den erscheinenden Link oder öffne den dropola.com/event-Link, den der Gastgeber gesendet hat. Das Event öffnet sich direkt in deinem Browser.
- Tippe, um Fotos oder Videos aus deiner Galerie hinzuzufügen, ergänze deinen Namen, falls deine Uploads dir zugeschrieben werden sollen, und sende — sie werden in voller Qualität direkt in die Galerie des Gastgebers hochgeladen. Wenn der Gastgeber Alben eingerichtet hat, wähle vor dem Senden das passende Album aus.
- Falls der Gastgeber RSVP aktiviert hat, wähle Ja, Vielleicht oder Kann nicht, gib an, wie viele Personen du mitbringst, und füge eine Notiz hinzu. Du kannst jederzeit zurückkommen und deine Antwort ändern.
- Hinterlasse beim Hochladen eine Nachricht im Gästebuch — und wenn der Gastgeber es öffentlich macht, kannst du auch jede Notiz deiner Mitgäste lesen. Bei Pro- und Premium-Events kannst du außerdem auf das Mikrofon tippen und eine kurze Sprachnachricht von bis zu einer Minute nur für den Gastgeber aufnehmen.
Dropola-Tipp — Bei einem privaten Event siehst du nur den Upload-Bildschirm, nicht die Fotos aller anderen — das ist die Entscheidung des Gastgebers, und deine Uploads erreichen ihn trotzdem sicher. Ein öffentliches Event ergänzt eine gemeinsame Galerie, die ihr alle zusammen durchstöbern könnt. Bei einem öffentlichen Event blätterst du mit den Seiten-Steuerungen unter der Galerie zu älteren Fotos zurück — wähle, wie viele pro Seite angezeigt werden, und stöbere durch den ganzen Abend.
Für Gastgeber
Dein Event ist deine Kommandozentrale — vor, während und nach dem Tag. Öffne es über dein Dashboard, um Uploads eintrudeln zu sehen, die Galerie aufgeräumt zu halten, jede Einstellung anzupassen und deine Erinnerungen nach Hause zu holen.
- Öffne dein Event, um oben das Panel „Event-Insights“ zu sehen — eine Live-Zählung von Fotos und Videos, wie viele Gäste beigetragen haben und ein Hinweis auf mögliche Duplikate. Neue Uploads erscheinen automatisch in der Galerie, und über das Menü „Alben“ kannst du sie in Alben wie „Trauung“ oder „Empfang“ gruppieren — filtere die Galerie dann nach Album oder wähle Fotos aus und nutze „In Album verschieben“, um alles ordentlich zu halten.
- Stelle in Premium die Medien-Moderation auf „Vor Veröffentlichung prüfen“, damit jeder Upload auf deine Freigabe wartet, bevor Gäste ihn sehen. In jedem Tarif kannst du ein einzelnes Foto oder Video jederzeit ausblenden oder entfernen.
- Tippe auf deiner Event-Karte auf das Stift-Symbol („Event bearbeiten“), um das Event zu gestalten: die Galerie zwischen öffentlich und privat umschalten, Gästebuch, öffentliches Gästebuch und RSVP ein-/ausschalten, mit „Event aktiv“ alles pausieren oder in kostenpflichtigen Tarifen ein Coverbild, eine Themenfarbe, ein Passwort und dein eigenes Logo hinzufügen. Wenn du „Passwortgeschützt“ zum ersten Mal einschaltest, lege vor dem Speichern ein Passwort fest — später kannst du das Feld leer lassen, um es zu behalten. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt Dropola nach, bevor sie verworfen werden.
- Lade jedes Foto oder Video in voller Qualität herunter, starte eine Slideshow, um Fotos auf der großen Leinwand abzuspielen, und exportiere dein Gästebuch und deine RSVP-Liste als CSV oder PDF — in jedem Tarif kostenlos. In Pro und Premium tippst du auf Sprachnachrichten, um die Aufnahmen deiner Gäste abzuspielen und herunterzuladen, und holst dir die ganze Galerie — Sprachnachrichten inklusive — als ZIP. In der Slideshow wischst du oder nutzt die Pfeiltasten, um zwischen Fotos zu wechseln, und drückst die Leertaste zum Pausieren.
Dropola-Tipp — Öffentliche Galerie und Gäste-Uploads erlauben sind zwei unabhängige Schalter: Der erste entscheidet, ob Gäste die Fotos aller durchstöbern können, der zweite, ob sie eigene hinzufügen dürfen. So oder so behältst du immer den einen vollständigen Blick auf alles.
Fotobox
Die Fotobox ist eine Vollbild-Kameraseite, die du auf einem Gerät vor Ort laufen lässt. Keine App, kein Konto: Gäste tippen auf einen Button, posieren beim Countdown, und ihr Foto wird sofort als „Photo Booth“ in dein Event hochgeladen. Verfügbar in Pro und Premium.
- Öffne bei deinem Event „Event bearbeiten“ und geh zum Bereich Fotobox. Sie ist standardmäßig an – wähl dort einen Hintergrund und schau sie dir mit „Fotobox öffnen“ live an.
- Öffne auf dem Tablet, das du am Veranstaltungsort aufstellst – ein iPad passt perfekt –, Safari und tippe dropola.com/event/DEINCODE/booth in die Adressleiste (oder tipp auf den Fotobox-Button auf deiner Event-Karte). Tipp auf Start, erlaube die Kamera, und die Seite geht in den Vollbildmodus und hält den Bildschirm wach.
- Gäste tippen auf „Foto machen“, bekommen einen 3-2-1-Countdown und einen Blitz und sehen dann ihr Bild. „Behalten“ schickt es in die Galerie, „Nochmal“ verwirft es. Tippt 30 Sekunden lang niemand, wird das Foto automatisch behalten, damit die Fotobox nie hängen bleibt.
- Jedes Fotobox-Foto erscheint in deiner Galerie wie jeder andere Upload – mit „Vor Veröffentlichung prüfen“ wartet es erst auf deine Freigabe. Die Fotobox fragt nie nach dem Event-Passwort, auch bei einem passwortgeschützten Event – lass sie also nur dort laufen, wo sie genutzt werden soll. Schalte sie jederzeit unter „Event bearbeiten“ aus oder pausiere die Uploads, dann schließt sie mit.
Dropola-Tipp — Ein Tablet auf einem Ständer mit Ringlicht wirkt Wunder – teste es am Tag einmal kurz. Auf dem iPad schaltest du den geführten Zugriff ein (dreimal die Seitentaste drücken), damit deine Gäste in der Fotobox bleiben und nicht in andere Apps wechseln; und wenn das Gerät mehrere Kameras hat, wähl mit dem Wechseln-Button oben die, die zu deinen Gästen zeigt.
Gästelisten & RSVPs
Jedes Event kommt mit einer kostenlosen Gästeliste. Schalte RSVP ein und Gäste können dir direkt auf der Event-Seite mitteilen, ob sie kommen — ohne Konto — während du die gesamte Personenzahl von einem Bildschirm aus im Blick behältst.
- Tippe auf deiner Event-Karte auf das Stift-Symbol („Event bearbeiten“) und schalte „RSVP aktiv“ ein — in jedem Tarif kostenlos. Gäste erhalten dann auf der Event-Seite ein kurzes Formular, um Ja, Vielleicht oder Leider kann ich nicht zu antworten, plus wie viele Personen sie mitbringen.
- Öffne „Gäste & RSVPs“ in der Seitenleiste und wähle dein Event. Die Übersicht „Antworten“ oben gibt dir eine Live-Zählung, wer zusagt, wer ein Vielleicht ist und wer nicht kann.
- Möchtest du eine Antwort selbst erfassen? Tippe auf „Gast hinzufügen“, um Name, Antwort, Personenzahl und Notiz von Hand einzugeben — ideal für RSVPs, die telefonisch oder persönlich kommen. Bearbeite oder entferne jeden Eintrag, wann immer du magst.
- Durchsuche oder filtere die Antworten, wähle, wie viele pro Seite angezeigt werden, und tippe auf „Exportieren“, um die ganze Liste als CSV für deine Planung herunterzuladen.
Dropola-Tipp — Die Kacheln „Zusagen“ und „Vielleicht“ zählen Personen, nicht Antworten — eine „Zusage“ für vier Gäste wird als vier angezeigt. Das ist deine echte Personenzahl für Catering und Sitzplätze.
Planung & Checklisten
Die Checkliste ist dein eigener, privater Planungsbereich — ein Ort, um jede Aufgabe, jedes Projekt und jedes To-do für dein Event oder deine Feier festzuhalten, komplett getrennt von deinen Gästen und Galerien. In jedem Tarif kostenlos, und nur du siehst sie.
- Öffne „Checkliste“ in der Seitenleiste und tippe auf „Erstelle dein erstes Board“. Gib ihm einen Namen wie „Hochzeit von Sarah & Tom“ und starte leer oder wähle eine fertige Vorlage — Hochzeit, Geburtstagsfeier oder Firmenevent — um das Board mit einem Tipp mit den üblichen Aufgaben zu füllen.
- Füge Aufgaben mit „Aufgabe hinzufügen“ hinzu und öffne jede Aufgabe, um ihr ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität, ein farbiges Label, Notizen und eine eigene Liste von Teilaufgaben zu geben. Überfällige Aufgaben werden automatisch gekennzeichnet.
- Wechsle jederzeit die Ansicht mit dem Umschalter „Board / Liste“ — ein Kanban-Board mit den Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, über die du Aufgaben ziehst, oder eine einfache Checkliste zum Abhaken. Mit der Suche springst du direkt zu jeder Aufgabe.
- Öffne das ⋯-Menü eines Boards, um es umzubenennen, mit „Erledigte aufräumen“ fertige Aufgaben zu entfernen oder das Board zu löschen. Erstelle so viele Boards, wie du brauchst — eines pro Event oder eines für jeden Teil der Planung.
Dropola-Tipp — Deine Checklisten gehören zu deinem Konto, nicht zu einem einzelnen Event — du kannst also mit der Planung beginnen, bevor das Event überhaupt existiert, und Boards für verschiedene Feiern nebeneinander behalten.
Budgetplaner
Mit dem Budgetplaner planst du privat deine Finanzen — setze ein Limit, erfasse jede Ausgabe von der Schätzung über den Endpreis bis zur Zahlung und sieh, wohin das Geld geht. Es funktioniert für eine Hochzeit, eine Party, einen Urlaub oder alles andere, gehört zu deinem Konto statt zu einem Event und ist in jedem Tarif kostenlos.
- Öffne „Budgetplaner“ in der Host-Seitenleiste und tippe auf „Erstelle dein erstes Budget“. Gib ihm einen Namen, wähle den Anlass (Hochzeit, Party, Geburtstag, Firmenevent, Urlaub oder Sonstiges), eine Währung und bei Bedarf ein Gesamtlimit. Der Anlass füllt passende Kategorien wie Location, Catering oder Flüge vor — im Tab „Kategorien“ kannst du sie umbenennen, umfärben oder mit einem Limit versehen.
- Tippe für jede Ausgabe auf „Ausgabe hinzufügen“. Trage einen geschätzten Betrag ein, später den tatsächlichen Preis, sobald er feststeht, und was du bisher bezahlt hast — Dropola berechnet, was noch offen ist und ob die Ausgabe unbezahlt, teilweise oder ganz bezahlt ist. Ergänze Kategorie, Anbieter, Verantwortlichen (wer zahlt), Fälligkeitsdatum, einen Link zum Angebot oder zur Buchung und Notizen.
- Die Kacheln oben zeigen Limit, Gesamtkosten, Bezahltes und noch Offenes. Im Tab „Analyse“ siehst du das ganze Bild — verwendetes Budget, Zahlungsfortschritt, Ausgaben pro Kategorie im Vergleich zum Limit, wer was übernimmt, Ausgaben pro Monat und die nächsten fälligen Zahlungen. Alles über einem Limit oder überfällig wird markiert.
- Nutze die Suche und die Filter nach Kategorie, Status und Verantwortlichem, um jede Ausgabe schnell zu finden, und öffne das ⋯-Menü, um die Einstellungen des Budgets zu ändern, alles als CSV für deine Tabelle zu exportieren oder es zu löschen.
Dropola-Tipp — Lass „Tatsächliche Kosten“ leer, bis du ein festes Angebot hast — solange wird die Schätzung verwendet, sodass deine Summen immer so genau sind wie dein heutiger Kenntnisstand.
Tarife & Abrechnung
Dein Tarif liegt auf deinem Konto, nicht auf einem einzelnen Event — upgrade einmal und jedes Event, das du erstellst, erhält dieselben Funktionen, bis zum Event-Limit deines Tarifs. Starte kostenlos und rücke auf, wann immer du mehr Platz, mehr Zeit oder mehr Feinschliff möchtest.
- Free deckt 1 Event mit 1 GB Speicher, einem 1-monatigen Fenster für Gäste zum Hochladen und 30 Tagen zum Ansehen und Herunterladen danach ab — ideal, um Dropola auszuprobieren.
- Pro schaltet 2 Events mit unbegrenzten Uploads frei, ein 3-monatiges Upload-Fenster und 6 Monate Zugriff, plus ein Coverbild, eine Themenfarbe, Passwortschutz, Sprachnachrichten von Gästen und ZIP-Downloads der ganzen Galerie.
- Premium hebt das auf 3 Events, ein 6-monatiges Upload-Fenster und ein ganzes Jahr Zugriff und ergänzt Foto-Moderation, dein eigenes Logo anstelle des Dropola-Logos und Priority-Support.
- Upgrade jederzeit auf der Konto-Seite — der Checkout ist sicher und dein Konto schaltet seine neuen Funktionen frei, sobald die Zahlung durch ist, über jedes Event hinweg, das dein Tarif abdeckt.
Dropola-Tipp — „Upload-Fenster“ und „Zugriffsfenster“ sind zwei verschiedene Uhren: Das erste ist, wie lange Gäste weiter Erinnerungen hinzufügen können, das zweite, wie lange du sie danach ansehen und herunterladen kannst. Sichere deine Favoriten, bevor der Zugriff endet.
Häufige Fragen
Alles, was du dich fragst, beantwortet.
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