Reunir fotos en eventos de empresa: una guía práctica

Los eventos de empresa generan muchísimas fotos y casi ninguna llega a quien la necesita. Termina el offsite, todo el mundo tiene cuarenta fotos en el móvil, y marketing recibe tres del fotógrafo oficial una semana después. Mientras tanto, alguien publica en LinkedIn al CEO a mitad de un estornudo.

Reunir las fotos de los asistentes en un evento de empresa no es lo mismo que en una boda. Hay que pensar en el consentimiento, en una pantalla en la sala que no debería mostrar nada vergonzoso, en una marca que mantener coherente y en un equipo de marketing esperando archivos. Así puedes hacer que las cuatro cosas funcionen.

Lo esencial

• Avisa a los asistentes de antemano de que se harán y compartirán fotos, dales una forma de no participar y mantén la galería privada por defecto.
• Si las fotos salen en una pantalla durante el evento, activa la revisión antes de publicar para que una persona apruebe cada una primero.
• Pon tu marca en la página de subida y en el cartel del QR, y acuerda con marketing antes del evento qué quieren y en qué formato.

Antes del evento: el consentimiento, sin rodeos

Esto no es asesoramiento legal, pero lo básico del RGPD en la práctica es sencillo, y la mayoría de empresas ya lo aplica con el fotógrafo oficial. Extiéndelo a las fotos de los asistentes:

• Dilo en la invitación y en la entrada. Una línea en la confirmación de registro y un cartel en la acreditación: en este evento se harán fotos y vídeos que podrán compartirse internamente o usarse en la comunicación de la empresa.
• Ofrece una forma de no salir que funcione de verdad. Lo habitual es una cinta de color o una pegatina para quien no quiera ser fotografiado. Informa al fotógrafo y al presentador.
• Decide quién puede ver la galería. En eventos internos, mantenla privada y comparte el enlace solo con los asistentes. En conferencias públicas, decide si la galería será pública antes de abrirla, no después.
• Decide cuánto tiempo estará online y de quién son los archivos. Ponlo por escrito. Si los asistentes preguntan "¿adónde va esto?", la organización debería tener una respuesta.
• Remite a vuestra política de privacidad. Vuestro equipo legal casi seguro tiene una que cubre la fotografía en eventos; enlázala en vez de escribir algo nuevo.

Si el evento es en un país con normas más estrictas, o entre los asistentes hay menores o prensa, consulta con el equipo legal. Para un offsite normal o una conferencia de clientes, la lista de arriba es lo que hace la mayoría de organizadores.

Configurar la galería

Para los asistentes, un solo paso. Un código QR en la acreditación, en las pantallas junto al escenario entre sesiones y en cada mesa durante la cena; al escanearlo se abre una página de subida en el navegador del móvil, sin instalar nada ni crear cuenta. En una conferencia la gente está en un wifi ajeno y con poca batería: cuantos menos toques, mejor.

Algunos ajustes importan más en eventos de empresa que en fiestas:

• Galería privada. Los asistentes pueden añadir fotos y ver la galería, pero no está indexada ni abierta a todo el mundo.
• Protección con contraseña si el enlace podría salir de la lista de asistentes.
• Álbumes para eventos de varios días o con sesiones en paralelo: Día 1, Día 2, Taller A, Cena. Los asistentes eligen el álbum al subir, y marketing encuentra las fotos de la keynote sin pasar por las de la barra.
• Color y logo propios en la página de subida, para que parezca vuestro evento y no una herramienta de terceros.

En la página de eventos de empresa puedes ver cómo se configura en Dropola; los principios valen para cualquier herramienta.

Durante el evento: moderar antes de que algo salga en pantalla

Un muro de fotos en directo en la pantalla del escenario o en el vestíbulo es lo que más subidas consigue. También es el mayor riesgo, porque los asistentes subirán el selfie movido, la foto de la pantalla de un portátil y la del compañero que se quitó la pegatina un minuto.

La solución es sencilla: revisar primero. Cada subida espera en una cola hasta que una persona la aprueba, y entonces aparece en el muro. Asigna a alguien (una asistente, un becario, alguien del equipo de eventos) con la galería abierta en un portátil o un móvil. Aprobar una foto lleva un segundo; la cola rara vez pasa de unas pocas fotos.

Reglas básicas para quien modera:

• Descarta todo lo que muestre una pantalla, una pizarra o un documento.
• Descarta todo aquello en lo que la persona principal claramente no está posando y puede que no quiera salir.
• Descarta duplicados y casi duplicados. El muro queda mejor con variedad.
• Si dudas, déjala en la cola y pregunta después. Esperar no hace perder nada.

Aunque no tengas pantalla, en eventos grandes o externos merece la pena moderar antes de que la galería sea visible para los asistentes. Para una jornada interna pequeña, suele bastar con publicar directamente y poder ocultar lo que haga falta.

Conseguir que se suban fotos

La mecánica es la de cualquier evento: pon el código donde la gente está quieta y que el presentador lo diga una vez desde el escenario. Algunos detalles propios de empresa:

• Anúncialo en la sesión de apertura y muestra el código QR en pantalla diez segundos. Es cuando la sala presta atención.
• Conviértelo en un pequeño juego. "La mejor foto del día gana el premio en la cena" no cuesta nada y funciona.
• En la fiesta, que trabaje el fotomatón. Un fotomatón en una tableta junto a la barra consigue más subidas de un público corporativo que pedir a la gente que rebusque en su carrete.
• Manda el enlace a la mañana siguiente. Las mejores fotos espontáneas de la cena se suben desde el tren de vuelta a casa.

Escribimos cinco formas de que los invitados compartan de verdad pensando en celebraciones; las cinco valen también aquí.

Después del evento: que los archivos lleguen a marketing

Aquí es donde suele fallar la recogida de fotos en empresas, así que acuérdalo antes:

1. Pregunta a marketing qué quieren antes del evento. Normalmente: originales a plena resolución, ordenados por sesión o día, con las fotos solo internas separadas de las aprobadas para uso externo.
2. Usa los álbumes para ordenar. Si los asistentes subieron a Día 1 / Día 2 / Cena, marketing recibe una estructura en vez de un montón.
3. Descarga todo en ZIP cuando se cierre el plazo de subida y guárdalo donde la empresa tenga sus recursos. Originales, no copias comprimidas: una foto que se veía bien en la pantalla de un móvil se descartará para un caso de éxito o una pieza impresa.
4. Guarda la constancia del consentimiento con los archivos. Una nota como "se informó a los asistentes en el registro y en la acreditación; se ofrecieron cintas para no salir en fotos" te ahorra una conversación seis meses después, cuando alguien quiera usar una foto en la web.
5. Cierra la galería cuando dijiste. Si la invitación decía que las fotos estarían disponibles tres meses, ciérrala a los tres meses.

Una checklist rápida

• Aviso de fotos en la invitación y en un cartel en la acreditación
• Cinta o pegatina para no salir; fotógrafo y presentador informados
• Galería privada, con contraseña si hace falta
• Álbumes creados por día o sesión
• Página de subida con logo y color
• Revisión antes de publicar activada, persona asignada para la pantalla
• Código QR en la acreditación, la pantalla del escenario y las mesas
• Requisitos de marketing confirmados: formato, orden, qué está aprobado para uso externo
• Enlace enviado a la mañana siguiente
• ZIP descargado y guardado con la nota de consentimiento; galería cerrada a tiempo

Para terminar

Las fotos de los asistentes son el registro más sincero de un evento de empresa, y el único que no cuesta nada reunir. Explica a la gente lo que estás haciendo, pon a una persona entre el botón de subir y la pantalla grande, y entrega a marketing los originales con una estructura que pueda usar. Crea la galería de tu evento de empresa una semana antes y revisa en el centro de ayuda los ajustes de moderación y álbumes.