Como reunir fotos em eventos corporativos: um guia prático

Eventos de empresa geram muitas fotos, e quase nenhuma chega a quem precisa delas. O offsite acaba, todo mundo tem quarenta fotos no celular, e o marketing recebe três do fotógrafo oficial uma semana depois. Enquanto isso, alguém posta o CEO no meio de um espirro no LinkedIn.

Reunir as fotos dos participantes de um evento corporativo é um trabalho diferente de um casamento. Há o consentimento para pensar, um telão na sala que não deveria mostrar nada constrangedor, uma marca para manter consistente e um time de marketing esperando os arquivos. Veja como conduzir tudo para as quatro coisas funcionarem.

Principais pontos

• Avise os participantes desde o início que fotos podem ser tiradas e compartilhadas, ofereça um jeito de recusar e deixe a galeria privada por padrão.
• Se as fotos forem para um telão durante o evento, ative a revisão antes de publicar para uma pessoa aprovar cada uma primeiro.
• Coloque a identidade visual na página de envio e na placa do QR code, e combine com o marketing antes do evento o que eles querem e em que formato.

Antes do evento: consentimento, sem complicação

Isto não é aconselhamento jurídico, mas o básico prático segundo o GDPR, o regulamento europeu de proteção de dados, é simples, e a maioria das empresas já faz isso com o fotógrafo oficial. Estenda o mesmo às fotos dos participantes:

• Diga no convite e na entrada. Uma linha na confirmação de inscrição e uma placa no credenciamento: serão tiradas fotos e vídeos neste evento, que podem ser compartilhados internamente ou usados na comunicação da empresa.
• Ofereça uma forma de recusa que funcione de verdade. Um cordão de crachá ou adesivo de outra cor para quem não quer ser fotografado é o mais comum. Avise o fotógrafo e o mestre de cerimônias.
• Decida quem pode ver a galeria. Em eventos internos, mantenha privada e compartilhe o link só com os participantes. Em conferências abertas, decida se a galeria é pública antes de ela entrar no ar, não depois.
• Decida por quanto tempo ela fica no ar e de quem são os arquivos. Deixe por escrito. Se os participantes perguntarem "para onde vai isso?", a organização precisa ter a resposta.
• Aponte para o aviso de privacidade que já existe. O seu jurídico quase certamente tem um que cobre fotos em eventos; coloque o link em vez de escrever algo novo.

Se o evento for num país com regras mais rígidas, ou se houver menores de idade ou imprensa entre os participantes, consulte um advogado. Para um offsite comum ou uma conferência com clientes, a lista acima é o que a maioria dos organizadores faz.

Configurando a galeria

Deixe o lado do participante em um passo só. Um QR code no balcão de credenciamento, nos telões ao lado do palco entre as sessões e em cada mesa no jantar; escanear abre uma página de envio no navegador do celular, nada para instalar e sem conta. Participantes de conferência estão no Wi-Fi de outra pessoa e com pouca bateria — quanto menos toques, melhor.

Algumas configurações que importam mais em eventos corporativos do que em festas:

• Galeria privada. Os participantes podem enviar fotos e ver a galeria, mas ela não é indexada nem aberta ao mundo.
• Proteção por senha se o link puder vazar para além da lista de participantes.
• Álbuns para eventos de vários dias ou várias trilhas: Dia 1, Dia 2, Workshop A, Jantar. Os participantes escolhem o álbum ao enviar, e o marketing acha as fotos da palestra principal sem rolar pelas fotos do bar.
• Cor e logo personalizados na página de envio para ela ter a cara do seu evento, e não de uma ferramenta de terceiros.

Veja na página de eventos corporativos como isso funciona no Dropola; os mesmos princípios valem para qualquer ferramenta.

Durante o evento: modere antes de qualquer coisa ir para o telão

Um mural de fotos ao vivo no telão do palco ou no saguão é o que mais gera envios. Também é o maior risco, porque os participantes vão enviar a selfie tremida, a foto da tela do notebook de alguém e a do colega que tirou o adesivo de "sem fotos" por um minuto.

A solução é simples: revisar primeiro. Cada envio espera numa fila até uma pessoa aprovar, e só então aparece no mural. Escale uma pessoa (um assistente, um estagiário, alguém da equipe de eventos) com a galeria aberta no notebook ou no celular. Aprovar uma foto leva um segundo; a fila raramente passa de algumas fotos por vez.

Regras práticas para quem modera:

• Pule qualquer coisa com uma tela, quadro ou documento visível.
• Pule qualquer foto em que a pessoa principal claramente não está posando e talvez não queira aparecer.
• Pule duplicadas e quase duplicadas. O mural fica melhor com variedade.
• Na dúvida, deixe na fila e pergunte depois. Esperar não faz perder nada.

Mesmo sem telão, vale moderar antes de a galeria ficar visível para os participantes em eventos maiores ou abertos. Para um dia de equipe pequeno e interno, publicar direto com a possibilidade de ocultar qualquer coisa costuma bastar.

Fazendo os envios acontecerem

A mecânica é a mesma de qualquer evento: coloque o código onde as pessoas ficam paradas e peça ao apresentador para falar uma vez do palco. Algumas particularidades corporativas:

• Anuncie na sessão de abertura e mostre o QR code no telão por dez segundos. É quando a sala está prestando atenção.
• Transforme em uma brincadeira. "A melhor foto do dia ganha um prêmio no jantar" não custa nada e funciona.
• Deixe a cabine de fotos trabalhar na festa. Uma cabine de fotos num tablet perto do bar gera mais envios num público corporativo do que pedir para as pessoas garimparem a galeria do celular.
• Mande o link na manhã seguinte. As boas fotos espontâneas do jantar são enviadas do trem ou do Uber na volta para casa.

Escrevemos cinco jeitos de fazer os convidados compartilharem as fotos de verdade para eventos sociais; os cinco valem aqui também.

Depois do evento: levando os arquivos ao marketing

É aqui que a coleta de fotos corporativas costuma falhar, então combine antes:

1. Pergunte ao marketing o que eles querem antes do evento. Normalmente: originais em resolução máxima, organizados por sessão ou dia, com as fotos só para uso interno separadas das liberadas para uso externo.
2. Use os álbuns para organizar. Se os participantes enviaram para Dia 1 / Dia 2 / Jantar, o marketing recebe uma estrutura em vez de uma pilha.
3. Baixe tudo em ZIP quando o prazo de envio acabar e coloque onde a empresa guarda seus materiais. Originais, não cópias comprimidas — uma foto que ficou boa na tela do celular vai ser recusada para um case ou uma peça impressa.
4. Guarde o registro de consentimento junto com os arquivos. Uma nota dizendo "os participantes foram informados na inscrição e no credenciamento; foram oferecidos cordões de recusa" poupa uma conversa seis meses depois, quando alguém quiser usar uma foto no site.
5. Tire a galeria do ar quando prometeu. Se o convite dizia que as fotos ficariam disponíveis por três meses, encerre em três meses.

Um checklist rápido

• Aviso sobre fotos no convite e numa placa no credenciamento
• Cordão ou adesivo de recusa; fotógrafo e mestre de cerimônias avisados
• Galeria definida como privada, com senha se necessário
• Álbuns criados por dia ou trilha
• Página de envio com logo e cor da marca
• Moderação com revisão antes de publicar ativada, moderador escalado para o telão
• QR code no credenciamento, no telão do palco e nas mesas
• Necessidades do marketing confirmadas: formato, organização, o que está liberado para uso externo
• Link de lembrete enviado na manhã seguinte
• ZIP baixado e guardado com a nota de consentimento; galeria encerrada no prazo

Para fechar

As fotos dos participantes são o registro mais honesto de um evento corporativo, e o único que não custa nada para reunir. Diga às pessoas o que você está fazendo, coloque uma pessoa entre o botão de envio e o telão e entregue ao marketing originais numa estrutura que dê para usar. Monte a galeria do evento corporativo uma semana antes e confira na central de ajuda as configurações de moderação e álbuns.